Zodra je bent ingelogd kan je via het sidemenu navigeren naar ‘Streams’ waar jouw instellingsdashboard beschikbaar is. Als je jouw instellingsdashboard nog niet kan zien neem dan contact op via dit formulier of via copyrightcheck@surf.nl.  

Instellingsdashboard

Op je instellingsdashboard kan je alle documenten uit het LMS van je instelling vinden die gepubliceerd zijn aan studenten. Daarnaast kan je In CopyrightCheck gebruik maken van verschillende werkbladen: 

• AIP Dashboard; werklijst, handmatig beoordelen 
   
• All materials; lijsten maken 
   

• Management report; overzicht classificatie totalen  
   
• Compare report; twee selecties met elkaar vergelijken 

Je kan ook tussen deze werkbladen wisselen als je al in een ander werkblad bezig bent. Alle filters die je hebt toegepast worden meegenomen. 

In de rapportages vind je informatie over alle documenten die aan studenten worden aangeboden in het LMS: 

• Cursus waarin het document gebruikt wordt; met o.a. course-id, periode, department/faculteit, aantal inschrijvingen, etc. 
• Document; met o.a. documentnaam, link naar het document in het LMS, metadata, document-status en het resultaat van de CopyrightCheck-analyse: classificatie, aantal pagina’s, aantal woorden, ISBN/DOI, etc.  
• Handmatige aanvulling of correctie; informatie die handmatig door jouw instelling is toegevoegd  

Handmatige classificaties bepalen

CopyrightCheck geeft een inschatting van de classificatie van de documenten in je LMS op basis van kenmerken zoals of er een ISBN in het document voorkomt (wijst op overname), of er een CC-BY statement in voorkomt (wijst op open access), of dat een PDF, een Word of Powerpoint is geweest (wijst op eigen werk). Wanneer je handmatig classificeert is het belangrijk om niet alleen incorrecte classificaties door CopyrightCheck te corrigeren, maar ook correcte classificaties te bevestigen wanneer je dit bent nagegaan. Zo wordt de machine learning die voor CopyrightCheck ingezet wordt goed getraind en klopt CopyrightCheck classificatie steeds vaker. Verder weet je voor rapportage doeleinden dat deze classificatie handmatig ingevoerd/bevestigd is waardoor je zekerder weet dat deze klopt en een collega de classificatie niet nogmaals hoeft te controleren. Zeker voor rapportages aan stichting UvO is het van belang om te weten welke classificaties bevestigd zijn.  

Bekijk de huidige easy access regeling van stichting UvO voor hbo en wo. 

Je selecteert hiervoor de juiste classificatie uit het uitklapmenu. Je kunt selecteren tussen:  

Naast ‘uitkomst van de classificatie’ kent CopyrightCheck ook een aantal ‘extra/proces-statussen’ bedoeld om het werken met de informatie makkelijker te maken.  

Scope selecteren 

Na het selecteren van de manual classification kies je de scope: 

• Eenmalig: deze handmatige beoordeling geldt alleen voor dit document in deze cursus in deze periode. 
• Alleen deze periode: als hetzelfde document wordt gevonden in dezelfde periode, dan geldt deze beoordeling ook voor dat document.  
• Altijd: als hetzelfde document ergens anders in het LMS wordt gevonden, dan geldt deze beoordeling ook voor dat document. 

Om te bepalen of 2 documenten hetzelfde zijn, worden filehashes gebruikt. Dit is een algoritme dat alle data van het bestand neemt en comprimeert deze tot een enkele, deterministische tekenreeks. Dit heeft voor- en nadelen. Het voordeel is dat als twee bestanden dezelfde hash hebben, je er 100% zeker van kunt zijn dat ze identiek zijn. Het nadeel is dat als iemand het bestand ook maar een beetje heeft veranderd, ze niet langer dezelfde hash zullen produceren. Wanneer hetzelfde document (met dezelfde inhoudt) nog eens voorkomt maar een andere titel heeft gekregen wordt de classificatie met scope altijd dus toch toegepast.  

Het duurt maximaal een dag voordat de classificatie met scope ‘alleen in deze periode’ en ‘altijd’ op alle documenten is toegepast. Bij het document dat handmatig geclassificeerd is is de classificatie meteen zichtbaar.  

Handmatig identifiers invoeren 

Als in een leermateriaal een ISBN of DOI voorkomt haalt CopyrightCheck deze er (als het goed is) uit en gebruikt deze om metadata op te zoeken in andere bronnen. Wanneer je WorldShare Management Services (WMS) van OCLC gebruikt zoekt CopyrightCheck de identifier op in je catalogus en voegt het OCN (OCLC control nummer toe), dit is dan te zien in de kolom “in collection.”  

In het veld ‘manual_identifier’ kan je een DOI, ISBN of OCN invullen als deze niet door CopyrightCheck in het document is gevonden. Hiermee leg je vast om wat voor overname het gaat en kan (hopelijk) in de toekomst ook metadata ophalen zoals de uitgever (om apart afspraken mee te maken) licentie informatie (uit je licentie bronsysteem) opgehaald worden. 

Remarks 

In het remarks veld kan je een opmerking achterlaten voor je collega of jezelf van maximaal 1000 tekens. Gebruik dit veld bijvoorbeeld om uit te leggen waarom er voor een bepaalde manual classification en/of scope is gekozen. Dit kan handig zijn als je in de toekomst wil achterhalen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.  
 

Zoeken naar lange overnames 

1. Filter op periode: bijvoorbeeld lopende collegejaar. (zie filteren voor meer informatie over filteren)  
2. Filter op lange overnames . 
3. Filter op ToDo aan de linkerkant van het scherm. 
4. Je kunt sorteren op meeste pagina’s eerst om de langste overnames eerst te bekijken. 
5. Je kunt je filters en sortering opslaan als bladwijzer. 
6. Filter op cursus om de hele cursus samen te bekijken. Er kunnen veel vergelijkbare leermaterialen in een cursus staan die dan gemakkelijk samen geclassificeerd kunnen worden.  
7. Klikken op een waarde filtert op die waarde, je selecteert daarmee niet alleen die ene regel. Klik op material-id om een document te selecteren. 
8. Het document verschijnt onderaan je scherm. Je kunt nu een manual classification toekennen. Zie Classificaties voor een uitgebreide uitleg over de verschillende manual classifications. Je kan maar max 10 materialen tegelijk selecteren om handmatig te classificeren. 
   

   De scope staat per default op altijd. Denk eraan deze aan te passen als de classificatie alleen van toepassing is op dit document in de context van deze cursus (bijvoorbeeld omdat alleen daarvoor toestemming is gevraagd). Wanneer je een document met scope “altijd” beoordeeld komt dit niet onmiddellijk door naar alle andere dezelfde documenten in het systeem maar na maximaal een dag. 

9. Beoordeel documenten ook handmatig als de beoordeling gelijk is aan die van CopyrightCheck. Dit is belangrijk om machine learning te training, en ook omdat een handmatige beoordeling meer zekerheid geeft. 
10. In het veld “manual identifier” kun je een DOI, ISBN of OCN toevoegen. 
    

    Een lange overname kan worden aangezien voor een korte overname als een document is opgesplitst in meerdere hoofdstukken en zo geüpload is in het LMS. CopyrightCheck analyseert elk document apart en zal dit dus niet herkennen. Zie Filteren met jokertekens voor tips over het creëren van specifieke zoekopdrachten om dit soort documenten op te sporen

11. We raden aan om pdf’s die niet door CopyRIGHT geanalyseerd konden worden handmatig te bekijken.  

Materialen met veel afbeeldingen 

Naast het zoeken naar lange overnames raden we ook aan om een check te doen op materialen met veel afbeeldingen omdat afbeeldingen niet mee worden genomen in de CopyrightCheck beoordeling. CopyrigthCheck kijkt alleen naar de tekst. Wat door CopyrightCheck als eigen werk geclassificeerd wordt kan dus auteursrechtelijk beschermde afbeeldingen bevatten. Klik op de kolom picturecount om te sorteren op materialen met de meeste afbeeldingen. Afbeeldingen zijn natuurlijk vaak ook niet auteursrechtelijk beschermd. Grafische elementen zoals pijltjes en logo’s van universiteiten kunnen ook als afbeelding geteld worden.  

Lijsten maken 

Het “All materials” werkblad geeft je een overzicht van alle materialen en alle metadata die hieraan gekoppeld is. Daarom kan je in dit werkblad ook goed specifieke lijsten maken waar je in de andere werkbladen mee aan de slag kan.  

Exporteren naar Excel

CopyrightCheck FAQ - Hoe maak ik een Export naar Excel.pdf

(Half)jaar rapportage maken  

In het Management report werkblad zie je een overzicht van alle materialen met als enige metadata, welke classificatie de materialen hebben, wie de uitgever is, welke afdeling de materialen bij horen en wat voor soort documenten het zijn. Je kan bijvoorbeeld overzichtelijke rapportages maken van verschillende afdelingen.  

Voor een volledig overzicht van alle documenten inclusief de metadata kan je terecht bij het werkblad All Materials. De filters die je in je AIP of All Materials werkblad hebt bepalen wat je in je rapportage werkblad ziet. Je ziet altijd de CopyrightCheck beoordeling mits er een handmatige beoordeling is.  

Twee selecties met elkaar vergelijken 

In het Compare report kan je de verhouding van alle verschillende classificaties en filetypes zien in percentages. In dit werkblad krijg je alle materialen te zien, onafhankelijk van de filters die je in de andere werkbladen hebt toegepast.  

Bij het maken van rapportages of het beoordelen van materialen is het belangrijk dat je de juiste informatie voor je hebt. In CopyrightCheck kan je op verschillende manieren filteren en sorteren.  

Filteren 

De makkelijkste manier om te filteren is door op een specifiek metadataveld te klikken. Klik daarna op het vinkje om deze keuze te bevestigen of het kruisje om de selectie te annuleren.  

Je kan geselecteerde filters verwijderen door deze weg te klikken bovenaan de pagina.  

Als je niet wil filteren, maar wel wil zoeken met een bepaalde sortering kan je sorteren door op de desbetreffende kolom te klikken. Na 1x klikken krijg je alles van A-Z of van laag naar hoog te zien, en na 2x klikken krijg je alles van Z-A of van hoog naar laag te zien.  

Je kan ook de volgorde van de kolommen aanpassen door deze naar links of rechts te slepen. Zo kan je het werkblad indelen op de manier die voor jou werkt.  

Filteren met jokertekens 

Gebruik voor specifiek zoeken en filteren deze jokertekens (wildcard characters): 

Bladwijzers 

Je kan een bladwijzer aanmaken om je geselecteerde filters en kolomindeling op te slaan via het bookmark icoon rechtsboven in de pagina door ‘create a new bookmark’ aan te klikken.  

Geef dit filter een titel en (optioneel) een beschrijving. Je kan er ook voor kiezen om de locatie (welk werkblad je gebruikt) en layout (hoe je de kolommen gesorteerd hebt) op te slaan.  

Bladwijzers delen met collega’s 

Je kan ook bladwijzers delen met je collega’s door deze te publiceren. Selecteer het filter wat je wil delen met de rechtermuisknop en klik op publiceren (of publish).  

• Auteursrechten.nl – Meer informatie over auteursrechten 
• Stichting UvO - Stichting UvO is hét startpunt om auteursrechten te regelen binnen uw onderwijsinstelling (wo, hbo, maar ook mbo) 
• Easy Access regeling HBO – De huidige afspraken voor het HBO rondom lange overnames 
• Easy Access regeling WO – De huidige afspraken voor het WO rondom lange overnames 
• Open Access – Wat is open access?  
• Open Access subtypes – Wat betekenen de verschillende subtypes van open access?  
• Creative Commons – Wat zijn de Creative Commos-licenties?  
• Unpaywall – Open Access content