Op deze pagina vind je alle informatie over groepsfolders in SURFdrive en hoe je ze kan beheren voor de gebruikers binnen jouw instelling. Hieronder een overzicht van de verschillende topics:

In het kort

1. Wanneer een specifieke groep gebruikers data willen delen met elkaar, is een groepsfolder handig. Een groepsfolder is een lokaal (functioneel) account binnen SURFdrive, dat eigenaar is van een gedeelde map. Een groepsfolder heeft hetzelfde tarief en opslagruimte als een gewone SURFdrive gebruikersaccount voor de instelling.
2. Een groepsfolder kan zowel worden aangemaakt vanuit de SURFdrive managementportal als vanuit de normale SURFdrive omgeving via de Groupfolders (Groepsfolder) optie in het menu door een eindgebruiker zelf. Deze map wordt direct na aanmaken gedeeld met de beheerder (degene die de groep heeft aangemaakt), deze beheerder kan de map vervolgens delen met andere SURFdrive gebruikers.
3. Wanneer de beheerder van functie verandert, kan het beheer eenvoudig worden overgedragen. Alle data en alle shares blijven dan intact omdat de oorspronkelijke eigenaar (de functionele account) intact blijft. Dit overdragen van het beheer kan alleen worden gedaan binnen de SURFdrive managementportal door een persoon met de de rol SURFdrive-verantwoordelijke.

Groepsfolder flow

De werking van SURFdrive groepsfolder is als volgt:

1.   Een groepsfolder wordt aangevraagd via de SURFdrive omgeving middels de groepsfolder app of vanuit de SURFdrive managementportal
2.   Binnen enkele minuten wordt er een share aangemaakt door het (nieuwe) groepsfolder account met de aanvrager. De aanvrager ziet de groepsmap in de lijst met Share verschijnen.
3.   De aanvrager kan de map direct (individueel) verder delen met z'n collega's of in een keer via een zelf aan te maken persoonlijke groep.

Inschakelen van groepsfolders

Het inschakelen van SURFdrive groepsfolders dient te gebeuren via het SURFdrive managementportal bij het tabblad "voorkeuren".
Hier kan ook het aantal toegestane groepsfolders per gebruiker worden aangegeven. Deze waarde is van toepassing voor alle gebruikers van uw instelling.
Een veilige configuratie kan zijn, groepsfolders ingeschakeld en het "aantal groepsfolders per gebruiker" op "0".

Aantal groepsfolders per gebruiker overschrijven

Naast het standaard aantal toegestane groepsfolders per gebruiker, kan dit toegestaande aantal per gebruiker worden overschreven.

Let op!

Deze overschrijving kunt u doen bij het eerste tabblad "Gebruikersaccounts", via het "tandwiel" icoontje.

Wanneer u op dit (laatste) icoontje klikt, zal er een pop-up window verschijnen waarin u het aantal gastaccounts voor deze specifieke gebruiker kunt overschrijven.

Groepsfolder toevoegen

Een groepsfolder kan zowel via de SURFdrive omgeving als via de SURFdrive management portal worden toegevoegd. In de web-omgeving kan het worden aangeklikt in het menu en verschijnen vervolgens vergelijkbare opties als bij de Gastaccounts-feature.

Als een gebruiker zijn quotum heeft bereikt zal hij dit hier ook zien:

In het management portal kan bij het tabblad "Groepsfolders" een nieuwe groepsfolder worden toegevoegd via de knop "Groepsfolder toevoegen". NB: Met het "dubbele pijl"-icoon kan het beheer worden overgedragen en met het "prullenbak"-icoon kan de groepsfolder worden verwijderd.

Als aanvrager geeft u de SURFdrive gebruiker op van uw instelling, die beheerder wordt van deze groepsfolder. Deze persoon kan vervolgens de groepsfolder zelf beheren vanuit de SURFdrive omgeving.

De SURFdrive gebruiker zal een e-mail ontvangen zodra de groepsfolder is aangemaakt op SURFdrive. Dit duurt maximaal 15 minuten duren.

De SURFdrive gebruiker dient hierna alleen de sharing van de groepsfolder nog te accepteren via de SURFdrive webomgeving of via de SURFdrive Desktop Client.

Hierna kan de groepsfolder op de gebruikelijke manier worden verder gedeeld of via een persoonlijk aan te maken groep.

Groepsfolder overdragen beheer

Door achter een bestaande groepsfolder op het "dubbele pijl"-icoon te klikken, kan de groepsfolder worden overgedragen aan een andere SURFdrive gebruiker binnen uw instelling.

Zowel de nieuwe als oude beheerder zullen per mail op de hoogte worden gebracht dat het beheer van de groepsfolder is overgedragen.

SURFdrive gebruiker welke eerder een share van dit groepsaccount ontvingen, behouden deze. Zij zullen alleen zien dat de persoon welke deze map met hen deelt is gewijzigd, dit heeft verder geen impact op de data zelf.

Groepsfolder verwijderen

Een groepsfolder kunt u verwijderen bij het tabblad "Groepsfolders" door op het prullenbak-icoon te klikken.

Ook voor groepsfolder is de zelfde verwijderpolicy van toepassing als die u heeft ingesteld bij het tabblad "Voorkeuren". Zie voor meer informatie over de verwijderpolicy, de pagina SURFdrive verwijderpolicy