Hoe te handelen bij dataverzoeken: Mogen we (SURF) data overdragen van de ene gebruiker naar de andere gebruiker?
Nee, het is niet de bedoeling dat SURF de instelling de gegevens verstrekt van een gebruiker, zie hiertoe onder het kopje Intellectuele Eigendomsrechten uit de Bijlage XIV - SURFdrive 20141121 het daartoe bepaalde:
“Leverancier verleent de instelling geen mogelijkheden tot toegang tot de Gegevens die gebruiker op SURFdrive plaatst tenzij enig dwingendrechtelijk wettelijk voorschrift of rechtelijke uitspraak de instelling verplicht tot kennisname en bekendmaking van de Gegevens”.
Op het moment dat een gebruiker geen toegang meer heeft tot zijn/haar data, dan kan de instelling het verwijderen ongedaan maken via de beheerportal.
In het geval van massamigratie waarin het nodig is om data van SURFdrive accounts in grote getale van een oud account naar een nieuw account te migreren (bijvoorbeeld door wijziging van de gebruiksnamen van de accounts), is SURF bereid om dit op verzoek van de instelling te doen onder de navolgende voorwaarden:
- Instelling staat er voor in dat de gebruikers van de nieuwe SURFdrive accounts (dat zijn de accounts waar de data naartoe wordt gemigreerd) dezelfde personen zijn als de gebruikers van de oude SURFdrive accounts;
- Instelling staat er voor in dat SURF de benodigde informatie voor de migratie volledig, juist en op tijd ontvangt;
- Instelling zal gebruikers zelf informeren over (het proces van) de migratie en eerste aanspreekpunt zijn voor klachten van gebruikers;
- Instelling zal zich in alle gevallen onthouden van toegang tot de data in de accounts van de gebruikers;
- Instelling vrijwaart SURF voor alle schade die ontstaat doordat instelling zich niet houdt aan deze voorwaarden.
In het geval van een overlijden van een gebruiker handhaven we ook het standpunt dat we geen data van hem zullen overdragen. Het is verstandig als de instelling als zij haar medewerkers SURFdrive laat gebruiken, richtlijnen maakt over bijv. het maken van back-ups op instellingscomputers e.d. zodat men er bij kan als iemand uit dienst gaat of wegvalt.
Vrijwaring dataoverdracht SURFdrive
Wanneer data overgedragen wordt van account A naar account B, waarbij dit dezelfde persoon is kunnen we dat doen. Denk aan bijvoorbeeld het wijzigen van een ePPn, of een wijziging van IdP in het geval van het samengaan van instellingen of wijziging van naam. Hiervoor is een vrijwaringsverklaring benodigd waarbij de instelling SURF garandeerd dat de 'van' en 'naar' adressen van dezelfde persoon zijn.
* Bij ownCloud is het verzoek neergelegd voor het overdragen van mappen en bestanden door gebruikers zelf.